In unregelmäßigen Abständen veröffentlichen wir Aktualisierungen für Small Office (DW-Shop). Kunden, die dem Erhalt von eMail-Benachrichtigungen zugestimmt haben, werden per eMail auf die neue Version hingewiesen.

Die Aktualisierung von Small Office kann problemlos jeder Anwender selbst durchführen. Die dabei zu beachtenden Punkte sind nachfolgend beschrieben.

Wer eine Aktualisierung nicht selbst ausführen möchte, kann uns mit der Durchführung beauftragen. Einzelheiten können Sie mit Hilfe des Kontaktformulars erfragen.

1. Vorbereitung

Zu einem reibungslosen Ablauf gehören einige vorbereitende Schritte.

1. Suchen Sie den oder die benötigten Lizenzschlüssel heraus.
2. Prüfen Sie die Systemvoraussetzungen und -anforderungen.
   
3. Laden oder kaufen Sie das gewünschte Update.
4. Führen Sie eine Datensicherung (Backup) durch.
   
5. Bereiten Sie die bisherige Version für die Datenübernahme vor.

Die Vorbereitung der bisherigen Version dient zur Sicherstellung, daß alle Daten übernommen werden können:

1. Starten Sie die bisherige Version.
2. Wählen Sie nach dem Programmstart oben rechts "Status", um in den Statusbildschirm zu gelangen.
   
3. Kontrollieren Sie, ob im Bereich "Datenbankdateien" bei "Aktiv" (28) bzw. (30) steht. Sollte der Wert niedriger liegen, sind nicht alle Datenbankdateien geöffnet.
   Wechseln Sie mit "Menü" zurück in das Hauptmenü und wählen dann "Stammdaten" und "Programm", um in die Stammdaten zum Bildschirm Programm zu wechseln. Ändern Sie den Eintrag "Beim Start alle Datenbankdateien öffnen" im Bereich "Startverhalten" von "Nein" auf "Ja".
   Wechseln Sie jetzt mit "Menü" wieder ins Hauptmenü und beenden Sie Small Office. Starten Sie es dann nochmals und für die eben beschriebene Kontrolle nochmals durch.
4. Wählen Sie unbedingt die rot beschriftete Taste "Small Office beenden", um die Software zu beenden.

2. Aktualisierung durchführen

Installieren Sie jetzt die neue Version. Die Installation erfolgt parallel zur bisherigen Version, es werden also keine Daten der bisherigen Version verändert oder überschrieben.

Starten Sie die neue Version - ein Begrüßungsdialog erläutert kurz das weitere Vorgehen. Geben Sie auf Aufforderung Ihren Lizenzschlüssel (besteht aus dem Namen des Lizenznehmers und einem Lizenzcode) ein. Wenn der Lizenzschlüssel akzeptiert wurde erfolgt eine kurze Bestätigung - falls Sie sich verschrieben haben, müssen Sie zuerst die Demoeinrichtung durchführen, um danach unter "Funktionen > Small Office freischalten" die Freischaltung erneut aufrufen zu können.

Nach der Lizenzbestätigung bietet Small Office Ihnen die Wahl zwischen "Ersteinrichtung" (für Neukunden bzw. wenn keine Daten übernommen werden sollen) und "Aktualisierung". Wählen Sie "Aktualisierung" und im nächsten Schritt die Version, von der Sie aktualisieren möchten (entweder von DW-Shop 5.2 oder DW-Shop 6.x). Falls Sie von DW-Shop 5.2 aktualisieren müssen Sie den Lizenzschlüssel der 5.2er Version zur Sicherheit eingeben.

Im nächsten Schritt fordert die Software Sie dazu auf, den Ordner der bisherigen Version anzugeben. Bei Standardinstallationen finden Sie diesen Ordner unter "Macintosh HD:Programme:DW-Shop X.X DvX Ordner" bzw. unter "C:\Programme\DW-Shop X.X DvX Ordner" (wobeiX.X DvX für die passende Versionsnummer, wie z.B. "6.0 Dv3", steht). Wählen Sie diesen Ordner aus und bestätigen Ihre Wahl.

Nach der Auswahl des Ordners prüft Small Office, ob an der angegebenen Stelle eine Datenbankdatei Menue.dwx vorhanden ist. Falls vorhanden, wird Ihnen das Alter der Datei angezeigt. Sie können auswählen, ob Sie diese Dateien für die Datenübernahme nutzen möchten, indem Sie auf "Benutzen" klicken. Dateien, die länger als 30 Tage nicht benutzt wurden, können nicht importiert werden.

Im nächsten Schritt kopiert Small Office die bisher benutzten Datenbankdateien in den neu erstellten Unterordner "Update" und ändert dabei die Dateiendung von .dwx auf ._BK.

Ein Dialogfenster informiert Sie darüber, das im nächsten Schritt die Daten übernommen werden. Bestätigen Sie die Meldung bitte mit "Weiter".

Ein Fortschrittsbalken informiert Sie über den Fortgang der Datenübernahme. Nach Abschluß der Datenübernahme weist Sie ein Dialogfenster darauf hin, daß der Unterordner "Update" nicht mehr benötigt wird und gelöscht werden kann. Bestätigen Sie diese Meldung mit "Weiter".

Bei MacOS Rechnern erscheint jetzt eine englische Warnmeldung, die von Ihnen eine Bestätigung der Löschung erwartet. Klicken Sie auf "OK" um den Unterordner "Update" zu löschen, klicken Sie auf "Cancel", wenn Sie den Ordner später manuell entfernen möchten.
Bei Windows Rechnern unterbleibt diese Warnmeldung, da das automatische Löschen des Unterordners nicht möglich ist. Bitte löschen Sie den Unterordner "Update" manuell.

Ein Dialogfenster bestätigt den Abschluß der Aktualisierung und fordert Sie auf die übernommenen Daten zu kontrollieren.

Die Datenübernahme ist damit abgeschlossen. Kontrollieren Sie bitte nach, ob alle Daten korrekt übernommen wurden. Ist dies der Fall, können Sie Ihre bisherige Version von Small Office archivieren und danach von der Festplatte löschen.

3. Mögliche Probleme und Lösungen

Problem: Es werden nicht alle Daten übernommen

Sollten Sie nach der Datenübernahme feststellen, daß aus Ihrer bisherigen Version nicht alle gespeicherten Daten übernommen wurden, hat dies höchstwahrscheinlich folgende Ursache:

1. Es waren nicht alle gespeicherten Datensätze aufgerufen. FileMaker® Pro – das Datenbanksystem, auf dem Small Office basiert – importiert generell nur die aktuell aufgerufenen Datensätze. Sobald Sie mit Small Office arbeiten, werden die gespeicherten Daten aufgeteilt in aufgerufene und nicht aufgerufene Datensätze (z.B. sind nach einer Suche nach allen Rechnungen alle Rechnungen aufgerufen – Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Stornos und Gutschriften sind nicht aufgerufen).

Abhilfe schafft in den Versionen 5.0Dv1, 5.0Dv2 und 5.0Dv3 die Funktion Update vorbereiten im Bildschirm "Programm" der Stammdaten.

In Small Office ab Version 5.1 Dv1 werden automatisch beim ordnungsgemäßen Programmende alle Datensätze aufgerufen. Achten Sie also bitte unbedingt darauf, dass Sie das Programm über die rot beschriftete Taste "Small Office beenden" bzw. "DW-Shop beenden" verlassen.

Problem: Übernommene Daten sind nicht in Ordnung

Sollten Sie feststellen, daß die übernommenen Daten Fehler – wie zum Beispiel leere Felder, falsch ausgefüllte Felder, o.ä. – aufweisen, dann ist vermutlich die Feldzuordnung bei der Datenübernahme durcheinander geraten.

Die Feldzuordnung wird bei der Datenübernahme von DeltaworX Software vorgegeben und legt fest welcher Feldinhalt wohin geschrieben wird.

Damit die Feldzuordnung bei der Datenübernahme stimmt, muß Ihre Version von DW-Shop den Originalversionen, wie sie von DeltaworX Software ausgeliefert wurden, entsprechen. Änderungen an den Feldern (wie z.B. Umbenennungen, Ergänzung von Feldern, Löschung von Feldern) wirken sich direkt auf die Feldzuordnung aus und können zu fehlerhafter Datenübernahme führen.

Abhilfe schafft eine Datenübernahme mit manueller Kontrolle. Bei der manueller Kontrolle können Sie die Feldzuordnung kontrollieren und bei Bedarf korrigieren.

Problem: Meldung <Datenbankdatei> ist nicht vorhanden...

Sollten Sie diese Meldung („<Datenbankdatei> ist nicht vorhanden, wird aber benötigt, um den Vorgang abzuschließen.“) während der Datenübernahme erhalten, versucht Small Office für die gerade übernommenen Daten eine Information zu aktualisieren (nachzuschlagen).

Beantworten Sie die Meldung mit Abbrechen. Brechen Sie auch den sich als nächstes öffnenden Dateiauswahldialog ab.

Die Datenaktualisierung findet automatisch nach der Übernahme der Daten statt.

Problem: Drucklayouts/Wertelisten werden nicht übernommen

Individuell angepaßte Drucklayouts und/oder Wertelisten werden aus der Altversion nicht übernommen. Dabei handelt es sich nicht um einen Fehler, sondern eine technische Beschränkung von FileMaker® Pro – dem Datenbanksystem auf dem Small Office beruht.
FileMaker® Pro kann nur reine (Nutz-) Daten übernehmen, keine Bildschirmelemente, Wertelisten, Paßwörter, Beziehungsdefinitionen, etc.

Sollten Sie die Drucklayouts von Small Office individuell angepaßt haben und/oder Wertelisten ergänzt haben, müssen Sie diese Änderungen/Ergänzungen in der neuen Version von Small Office erneut durchführen.

Anwender der Unlimited Version von Small Office, die Änderungen an der Datenbankstruktur vorgenommen haben, sollten diese Änderungen zuerst in der neuen Version von Small Office erneut durchführen, bevor die Daten übernommen werden.