SEPA kommt…

SEPA kommt…

„Mit SEPA, dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, werden auch in Deutschland neue, europaweit einheitliche Verfahren für den bargeldlosen Zahlungsverkehr (Überweisungen, Lastschriften) eingeführt. Sie sind für Euro-Zahlungen in den 28 EU-Staaten, Island, Liechtenstein, Norwegen sowie Monaco und der Schweiz nutzbar.

SEPA wird am 1. Februar 2014 eingeführt. Ab diesem Datum müssen Überweisungen und Lastschriften nach den SEPA-Verfahren durchgeführt werden.

Die IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer) ist eine Kennzahl, die in Deutschland 22 Stellen hat.
Bei grenzüberschreitenden SEPA-Zahlungen in die 33 teilnehmenden SEPA-Länder muss vorübergehend neben der IBAN noch der BIC (Business Identifier Code) angegeben werden.“ Deutsche Bundesbank

SEPA Umstellung in Small Office 7.55 und DW-Shop Pro 4.04

Voraussetzung für die erfolgreiche Umstellung auf SEPA sind Version 7.55 (Small Office) bzw. 4.04 (DW-Shop Pro) – ältere Versionen enthalten die benötigten Datenfelder nicht. Bitte aktualisieren Sie Ihre Software möglichst frühzeitig, um evtl. Schwierigkeiten bei der SEPA Umstellung noch vor dem 01.02.2014 zu beheben. Updates sind im DeltaworX WebStore erhältlich: Small Office / DW-Shop Pro

1. Schritt – Gläubiger-ID beantragen und eintragen

Wenn Sie Lastschriften per SEPA einziehen möchten, benötigen Sie von der Deutschen Bundesbank eine sogenannte „Gläubiger-ID“. Gehen Sie bitte in die Stammdaten, zum BIldschirm „Finanzdaten“ und klicken auf das Werkzeugsymbol rechts neben dem Feld „Ausstellungsdatum“. Die Hinweisseite der Bundesbank wird in einem Browser geöffnet. Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bitte umgehend, da das Verfahren über den Postweg abgewickelt wird, dauert die Zuteilung eine Weile. Sobald Sie Ihre Gläubiger-ID erhalten haben, tragen Sie diese bitte in das Feld „SEPA Gläubiger-ID“ ein, das Austellungsdatum vermerken Sie bitte im gleichnamigen Feld.

Gläubiger-ID in den Stammdaten eintragen

Gläubiger-ID in den Stammdaten eintragen

2. Schritt – Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN / BIC konvertieren

Small Office bzw. DW-Shop Pro kann deutsche Bankverbindungen, die nach dem Standardverfahren umgerechnet werden dürfen, automatisch auf IBAN und BIC umstellen.
Gehen Sie bitte in die Adressverwaltung zum Bildschirm „Finanzen“ und wählen aus dem Menü „Adressverwaltung“ die Funktion „IBAN Konverter“ aus und folgen der Anleitung auf dem Bildschirm.
Sie können den IBAN Konverter beliebig oft verwenden, es werden keine Änderungen an bereits eingetragenen IBAN / BIC Angaben vorgenommen.
Kontoangaben die nicht automatisch umgestellt werden können werden durch einen roten Hinweistext markiert. Bitte tragen Sie die IBAN und BIC hier manuell ein.

IBAN Konverter in der Adressverwaltung

IBAN Konverter in der Adressverwaltung

Ergänzen Sie bei Bedarf die Felder „Mandat-ID“ und „Mandat Datum“, sofern Ihr Kunde Ihnen eine Mandat-ID mitgeteilt hat.

Im Feld „Mandat-Art“ legen Sie für SEPA-Lastschriften fest, ob es sich um eine einmalige Lastschrift oder um wiederkehrende Lastschriften handelt.

Wird das Feld „Abbuchung“ markiert gilt die Lastschrift als B2B (Firmen) Lastschrift, gleichbedeutend mit der bisherigen Abbuchungserlaubnis. Bitte beachten Sie, das dafür ein schriftliches SEPA Mandat bei der Bank Ihres Kunden vorliegen muss!

3. Schritt – Druck von Mandatsformularen

Für neue Kunden können Sie ein passendes Mandatsformular ausdrucken. Die Formulare orientieren sich an den Musterformularen der Deutschen Bundesbank. Zur Auswahl des Formulars klicken Sie auf das kleine Druckersymbol oben rechts in der Titelzeile „Bankverbindungen / Zahlungsweise“ im Bildschirm „Finanzen“.

Druck von Mandatsformularen

Druck von Mandatsformularen in der Adressverwaltung

4. Schritt – Einstellung der Bankingschnittstelle

Aktuell unterstützen Small Office 7.55 und DW-Shop Pro 4.04 MacGiro 7 und SEPA-XML als Schnittstelle für die Datenübergabe. An einer Unterstützung für Bank X wird derzeit noch gearbeitet.
Wenn Sie bisher das DTA Format verwendet haben müssen Sie spätestens am 01.02.2014 die Schnittstelle in Ihren Benutzereinstellungen von DTA auf SEPA-XML umstellen. DTA wird nicht länger von den Banken unterstützt.
Klicken Sie bitte im Hauptmenü auf die Taste „Einstellungen“ (Small Office) bzw. das Menü „Zentrale > Einstellungen“ (DW-Shop Pro) und wählen Ihr Benutzerkonto zur Bearbeitung aus. Im Bildschirm „Zugriffsrechte“ können Sie die Banking-Schnittstelle auf SEPA-XML umstellen.

Banking-Schnittstelle in der Benutzerverwaltung

Banking-Schnittstelle in der Benutzerverwaltung

Anwender die mit MacGiro 7 arbeiten müssen an dieser Stelle keine Änderungen vornehmen. Wählen Sie einfach beim Transfer die gewünschte Unterart im Dialogfenster aus.

Transfer an MacGiro 7

Transfer an MacGiro 7

Ausführungsdatum von Lastschriften

Erstmalige SEPA-Lastschriften müssen mindestens fünf Bankarbeitstage vor Ausführung an die Bank übergeben werden. Ausserdem muss der Kunde über den Tag der Lastschrift informiert werden.
Small Office bzw. DW-Shop Pro verwenden dafür das Zahlungsziel. Achten Sie also bitte darauf, das bei SEPA-Lastschriften das Zahlungsziel mindestens fünf Tage beträgt, empfehlenswert sind sieben Tage.

Mandats-ID und Datum bei Lastschriften

Bei Lastschriften wird, sofern keine Mandats-ID in der Adressverwaltung hinterlegt ist, die Kundennummer und das Rechnungsnummer als Mandats-ID verwendet. Mandatsdatum ist dann das Rechnungsdatum.

Bei Fragen zur SEPA Umstellung in Small Office bzw. DW-Shop Pro stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! Fragen Sie bitte rechtzeitig!

Bild: SEPA blue/silver © Jan Engel – Fotolia.com

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