Small Office 7.8 – Funktionen

Small Office 7.8 - Funktionsübersicht

Small Office 7.8 ist die Auftragsbearbeitung für Dienstleister, Selbständige, Freiberufler und Kleinbetriebe – für MacOS X und Windows.

Small Office besteht aus verschiedenen Modulen, die Ihre Daten speichern, aufbereiten und ausgeben:

Adressverwaltung

Verwaltet Ihre Adressen mit allen relevanten Informationen (Ansprechpartner, Anschriften, Kommunikationsmöglichkeiten, Bankverbindungen, Klassifizierungen, etc.). Ermöglicht die direkte Anlage von neuen Rechnungen, Terminen, Briefen und Notizen. Außerdem haben Sie Zugriff auf adressbezogene Daten, wie z.B. verkaufte Artikel, Kundenpreise, eMails oder Projekte.

Adressverwaltung

  • Adressdaten (Anschrift, abweichende Liefer- und Rechnungsanschriften)
  • Kontaktdaten (Telefon, Fax, Handy, eMail, Instant Messager, etc. mit Direktwahl)
  • Finanzdaten (Zahlweise, Zahlungsziele, Skonto, Rabatt, Bankverbindungen, etc.)
  • Kundenpreise (individuelle Kundenpreise für leistungen/Artikel)
  • Dokumente (Korrrespondenz, eMails, Dokumentverwaltung)
  • Zuordnung zu Verteilern
Ansprechpartner

Speichert zu den Adressen beliebig viele Ansprechpartner bzw. Kontaktpersonen. Zur Person können individuelle Kontaktdaten, Position und Abteilung in der Firma, der Geburtstag, die Erreichbarkeit, Notizen und eMails gespeichert und angezeigt werden.

Ansprechpartner

  • Kontaktdaten (Telefon, Fax, Handy, eMail, Instant Messager, etc. mit Direktwahl)
  • Dokumente (Korrrespondenz, eMails, Dokumentverwaltung)
  • Zuordnung zu Verteilern
Bankleitzahlen

Enthält über 13.000 Bankleitzahlen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Vielfach auch gleich mit BIC Code und/oder Anschriftsdaten der Bank.

Bankleitzahlen

Bankleitzahlen für:

  • Deutschland
  • Schweiz
  • Österreich
Benutzerverwaltung

Verwaltet die Benutzerdaten und Zugriffsrechte der in Small Office zugelassenen Benutzer. Es können beliebig viele neue Benutzer angelegt und die Einstellungen verwaltet werden. Die persönlichen Voreinstellungen inkl. den eMail Daten (POP3 und SMTP) können von jedem Benutzer auch selbst festgelegt werden.

Benutzerverwaltung

  • Verwaltung der Zugriffsrechte jedes Moduls (Ansehen, Bearbeiten, Neuanlage, Löschen)
  • Voreinstellungen (Programmstart, Persönliche Einstellungen, Bildschirm-/Dialogpositionen, PDF-Dokumentenpfad)
  • eMail Konfiguration (POP3 und SMTP)
Dokumentverwaltung

Speicher- und Anzeigeplatz für die in Small Office 7.5 integrierte Dokumentverwaltung. Mit der Dokumentverwaltung können Sie jedes beliebige Dokument von Ihrer Festplatte einem Vorgang (z.B. einer Adresse, einer Leistung, einer Rechnung, etc.) zuordnen und dort einsehen/öffnen.

Dokumentverwaltung

  • Anzeige der verwalteten Dokumente
  • Bildvorschau
  • EXIF und IPTC-Daten
Finanzwesen

Im Finanzwesen erstellen Sie Angebote, Aufräge, Lieferscheine, Rechnungen, Stornos und Gutschriften, verwalten Zahlungseingänge zu den Rechnungen, schreiben Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Finanzwesen

  • Angebote, Aufträge, Lieferscheine, (Sammel-, Teil-, Schluss-, Intervall-)Rechnungen, Stornos und Gutschriften
  • Zahlungseingänge, Zahlungserinnerungen und Mahnungen
  • Umsatzauswertungen und Statistiken
  • Banking Schnittstelle zu MacGiro, BankX und DTA
Historie

Protokoll der Aktivitäten in Small Office 7.7

Historie

  • Aktivitätsanzeige für jeden Benutzer
  • Hervorhebung von Löschvorgängen
Kassenbuch

Verwaltung von Bareinnahmen und -ausgaben im Kassenbuch. Sie können Daten sowohl direkt eingeben als auch aus dem Finanzwesen und Rechnungseingang übernehmen.

Kassenbuch

  • direkte Erfassung von Bareinnahmen oder -ausgaben
  • Übernahme von bar bezahlten Vorgängen aus dem Finanzwesen und dem Rechnungseingang
  • variable Kassenberichte erstellbar
Korrespondenz

Schreiben Sie Ihre Geschäftskorrespondenz direkt in der Datenbank – inkl. Versand als Brief, Fax oder eMail. Zusätzlich ist eine flexible Serienbrieffunktion enthalten, die Schreiben ebenfalls als eMail, Fax oder als gedruckter Brief ausgibt.

Korrespondenz

  • Ausgabe als Brief, Fax oder eMail
  • Serienbrieffunktion
  • Volltextsuche in Ihrer Korrespondenz
Leistungsverwaltung

Verwaltet die Leistungen und Artikel, die Sie in Rechnung stellen. Sie können vielfältige Zusatzinformationen (Einheit, Gewicht, rabattierbar, aktuell, online, in Preisliste, EAN Code) hinterlegen. Eine Kalkulationshilfe unterstützt Sie bei der Preisfindung. Sie können Preisetiketten, Preislisten und Lager-/Inventurlisten drucken, Seriennummern und Stücklisten verwalten und QR-Codes erstellen. Eine Bestellhilfe hilft Ihnen bei Nachbestellungen beim Lieferanten.

Leistungsverwaltung

  • Verwaltung von Leistungen/Artikel
  • umfangreiche Zusatzinformationen
  • Kalkulationshilfe
  • Druck von Preislisten und -etiketten, Lager-/Inventurlisten
  • Seriennummernverwaltung
  • Stücklistenfunktion
  • Artikelexport für verschiedene Onlineshopsysteme
Lieferscheine ohne Berechnung

Verwenden Sie das Modul Lieferscheine ohne Rechnung wenn Sie Waren z.B. zu Testzwecken oder nur leihweise herausgeben und dann wieder zurückerhalten. Lieferungen und Rücknahmen lassen sich so genau verfolgen und der Lagerbestand wird korrekt geführt.

Lieferscheine ohne Berechnung

  • Erfassung von Lieferung und Rückgabe z.B. von Leih- oder Testartikeln
  • Führung des Lagerbestandes
Mailbox

Komplette Mailbox für alle ein- und ausgehenden eMails – speichert alle eMails direkt in der Datenbank und ordnet sie – nach Möglichkeit – gleich den passenden Vorgängen (Adressen, Rechnungen, Projekten, etc.) zu. Unterstützt das POP3 und das SMTP Protokoll.

Mailbox

  • Mailbox für ein- und ausgehende eMails
  • Text und HTML eMails, auch mit Anhang
  • Zuordnung von eMails zu Vorgängen in Small Office 7.5 möglich
Menü

Zentrale Schaltstelle von Small Office 7.7 – von hier aus haben Sie Zugriff auf alle Bestandteile der Lösung. Je nach Menüansicht (Haupt-, Chef- oder Aktionsmenü) können Sie anstehende Vorgänge oder die aktuellen Finanzdaten sehen oder direkt mit einem Mausklick Funktionen wie z.B. „neue Rechnung“ auslösen.

Menü

  • Zentrale Schaltstelle mit Zugriff auf alle Programmbestandteile
Navigator

Nur für MacOS X verfügbar – schmales Zusatzfenster, das sie frei auf dem Bildschirm positionieren können und das Ihnen jederzeit einen Zugriff auf die Module in Small Office 7.5 ermöglicht.

Navigator

  • frei positionierbares Zusatzfenster
  • gewährt Zugriff auf die wichtigsten Module von Small Office 7.7
Notizen

Speichert Ihre (Gesprächs-)Notizen zu Adressen und Ansprechpartnern. Die Notizen werden dann auch in der Adressverwaltung, beim Ansprechpartner und in Projekten angezeigt.

Notizen

  • Notizen zu Adressen/Ansprechpartnern mit Datum, Betreff und Text
  • Notizen können als „Erledigt“ gekennzeichnet werden und erscheinen dann nicht mehr in der Adressverwaltung
Positionen

Verwaltet die Positionen zu den Angeboten, Aufträgen. Lieferscheinen und Rechnungen im Finanzwesen und ermöglicht Ihnen die detaillierte Bearbeitung dieser Positionen.

Positionen

  • speichert Leistungen/Artikel aus der Leistungsverwaltung oder frei eingegebene Positionen
  • umfangreiche Auswertungen/Statistiken über Verkäufe/Umsätze
Postleitzahlen

Enthält über 77.000 Postleitzahlen und Orte aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Angaben werden zur automatischen Ergänzung des Ortes bei Eingabe einer Postleitzahl verwendet.

Postleitzahlen

Postleitzahlen aus

  • Deutschland
  • Österreich
  • Schweiz
Preisetiketten

Das Modul dient dem Druck von Preisetiketten mit Barcode aus dem Programm heraus. Es sind fertige Etikettenbögen für eine Vielzahl von Formaten der Firma Avery/Zweckform sowie für Dymo Labeldrucker enthalten

Preisetiketten

  • 4 x typische Zweckform Formate
  • 17 x typische Avery Formate
  • 3 x typische Dymo Formate
Projektverwaltung

Die Projektverwaltung fasst die Aktivitäten aus allen Teilen von Small Office 7.7 zu einem Projekt zusammen und verschafft so einen schnellen Überblick über Notizen, Termine, Finanzen, Rechnungseingänge, Kassenbelege, Korrespondenz, eMails und zugeordnete Dokumente. Außerdem können Arbeitszeiten zu einem Projekt erfasst und direkt abgerechnet werden.

Projektverwaltung

  • Projektname und (Abgabe-)Termine
  • schneller Überblick über zugeordnete Daten
  • Zeiterfassung zum Projekt mit Abrechnungsmöglichkeit
Rechnungseingang

Speichert die Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten und Dienstleister und Ihre Zahlungen. Überweisungen können direkt an ein Onlinebankingprogramm übergeben werden.

Rechnungseingang

  • speichert eingegangene Rechnungen und Ihre Zahlungen
  • Datenübergabe an MacGiro, BankX oder DTA
Stammdaten

Verwaltet grundlegende Angaben und Einstellungen zu Ihrem Unternehmen, wie Anschrift, Bankverbindungen, Vorgabewerte für Adressen und Finanzen, Logos, Nummernkreise, Texte und Schnittstellen.

Stammdaten

  • Angaben zur Firma
  • Angaben zu Finanzdaten (Banken, Währung, Steuersätze, Rabatte, Skonti, Zahlungsziele, Mahngebühre, Verzugszinsen, etc.)
  • Logos und DIN A 4 Druckvorlagen
  • Texte in Werteliste und Druckausgaben
  • Programmvorgaben („Handwerkerreglung“, eMail Benachrichtgungen, etc.)
  • Nummernkreise (mit Korrekturmöglichkeit)
  • Schnittstellen (Vorgabewerte für MacGiro, BankX, SteuerPilot und FiBu-Konten)
Terminplaner

Erfasst Ihre Termine, übergibt sie auf Wunsch direkt an iCal und rechnet Sie nach Erledigung auch gleich ab. Eingetragene Termine können auf zeitliche Überschneidungen geprüft und in einem übersichtlichen Wochenplaner dargestellt werden.

Terminplaner

  • Erfassung von Terminen
  • komfortables Verschieben (stunden-/tageweise)
  • Check auf zeitliche Überschneidungen
  • Erfassung von Leistungen zum Termin mit anschliessender Abrechnungsmöglichkeit
  • Datenübergabe an iCal
Textbausteine

Verwaltet Ihre Textbausteine, die Sie an anderen Stellen im Programm (z.B. der Korrespondenz oder dem Finanzwesen) abrufen und verwenden können. Es stehen diverse Platzhalter zur Verfügung.

Textbausteine

  • speichert Textbausteine mit Datum, Betreff und interner Betreff
  • Platzhalter für Anrede, Titel, Vor- und Nachname, Anschrift, eMail. Telefon und Fax, Bankdaten und Projektnummer und -name.
Verteiler

Das Verteilermodul verwaltet beliebig viele Empfängerlisten, denen Sie z.B. einen Serienbrief oder ein Direktmail schicken können oder deren Adressdaten Sie für die Weiterverarbeitung bei einem Dienstleister exportieren können. Adressen und Ansprechpartner können in beliebig viele Verteiler eingetragen werden.

Verteiler

  • ordnet Adressen und Ansprechpartner einer Empfängerliste (Verteiler) zu
  • Verwendung in Serienbriefen
  • direkter eMailversand via Funktion „Direktmailer“
  • Datenexport für Weiterverabeitung mit externem Programm
  • Bedruckung von Blankobögen
  • Druck von Adressetiketten
Wiedervorlagen

Speichert die überall in Small Office 7.5 erstellbaren Wiedervorlagen mit Angaben zum Bearbeiter, Datum Zeit, Priorität, Hinweistext und Wiederholungsintervall.

Wiedervorlagen

  • benutzerbezogene Wiedervorlagen
  • Druck der Wiedervorlagenliste
  • Löschung der Wiedervorlagen

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